Na een hackathon verschuift de aandacht van samenwerken onder tijdsdruk naar presenteren, beoordelen en vieren. Zet het feest niet op hetzelfde tijdstip als de laatste pitches. Gasten kunnen zich dan moeilijk richten op het optreden en deelnemers willen hun resultaten nog toelichten. Plan eerst een herkenbaar einde aan het inhoudelijke programma.
Een hackathon afsluiten met DJ en live muziek
Stem met de organisator af wanneer de jury klaar is en of er een prijsuitreiking volgt. Muziek tijdens wachten kan sfeer geven, maar moet direct ruimte maken voor aankondigingen. Gebruik één contactpersoon voor die signalen. Een onduidelijke planning waarbij meerdere teams tegelijk om muziek vragen werkt onrustig.
Voor het feestgedeelte is niet iedere deelnemer op hetzelfde energieniveau. Sommigen willen dansen, anderen willen vooral napraten. Houd daarom een plek voor gesprekken beschikbaar en maak deelname aan de dansvloer vrijblijvend. De muziekkeuze volgt de aanwezige groep, niet een veronderstelde smaak van mensen die in technologie werken.
Bespreek ook de staat van de ruimte na het evenement. Werktafels, presentatieschermen en kabels kunnen nog op de beoogde feestplek staan. Regel wie de ruimte vrijmaakt en wanneer de artiest kan opbouwen. Muziek verzorgen is geen toezegging dat de volledige evenemententechniek of presentatiebegeleiding wordt overgenomen.
Een afsluiting met ruimte voor verschillende energie
Een intensieve werkdag kan bij deelnemers verschillend landen. Sommigen willen direct feesten, anderen willen hun project nog bespreken of even zitten. Zet daarom niet alle verwachtingen op één dansmoment. Begin met een gezamenlijke afronding en geef daarna ruimte om te kiezen hoe mensen deelnemen.
Een voorbeeldprogramma is: laatste presentaties, juryoverleg met achtergrondmuziek, prijsuitreiking en daarna een informele afsluiting. Live zang kan de overgang markeren, maar hoeft geen extra verplicht luisteronderdeel te worden na een lange reeks pitches. Bespreek met de organisatie welk moment het beste past.
Van werkruimte naar feestplek
Controleer of de speelplek al vóór de start van het evenement beschikbaar kan zijn. Als daar de hele dag een team werkt, moet iemand die ruimte later daadwerkelijk vrijmaken. Plan dat als taak van de organisatie. De artiest hoort niet tijdens de opbouw nog te moeten onderhandelen over werktafels en schermen.
Maak ook duidelijk welke techniek van het zakelijke programma blijft staan en wie die beheert. Een presentatie-installatie wordt niet zonder overleg een geluidsinstallatie voor het feest. Met foto’s, een contactpersoon en vaste opbouwafspraken kan vooraf worden beoordeeld wat nodig is.
- Wie meldt dat presentaties en jurering klaar zijn?
- Welke plek wordt vrijgemaakt voor de muziek?
- Blijven alle deelnemers of sluit een nieuw publiek aan?
- Is de afsluiting vooral borrel, luistermoment of dansfeest?
Van wedstrijd of challenge naar een feestelijke afsluiting
Een zakelijke wedstrijd heeft vaak een spannend einde. Deelnemers wachten op uitslagen, juryleden overleggen en de planning kan verschuiven. Laat de DJ daarom niet alleen op een kloktijd werken, maar ook op een duidelijk startsignaal van de organisatie. Achtergrondmuziek kan de wachttijd ondersteunen zonder alvast de finale te suggereren.
Maak voor de prijsuitreiking een korte volgorde met opkomst, namen, fotomoment en afsluiting. Spreek af of korte muziekfragmenten gewenst zijn en lever die wensen tijdig aan. De presentator blijft verantwoordelijk voor uitspraken over uitslagen en winnaars.
Het feest daarna mag breder zijn dan de competitie. Ook deelnemers die niet hebben gewonnen moeten zich onderdeel van de avond voelen. Een herkenbare muzikale overgang helpt om het wedstrijdelement af te sluiten. Kies vervolgens muziek op basis van het hele gezelschap, met ruimte om te dansen of na te praten.
Hoor ook de live zang van Chris Riven
Deze video laat de live zang van Chris Riven horen. Het is een voorbeeld van de act; repertoire, techniek en programma worden voor jouw gelegenheid vooraf besproken.
Verder met jouw voorbereiding
Bespreek jouw datum en programma
Geef datum, locatie, aantal gasten en de gewenste muziekonderdelen door. Chris Riven beoordeelt vervolgens welke invulling mogelijk is. Bijzondere verzoeken zijn pas onderdeel van de boeking nadat ze zijn bevestigd.
