Een bericht dat een datum vrij is, is iets anders dan een bevestigde boeking. Beschikbaarheid kan veranderen zolang er geen duidelijke afspraak is gemaakt. Vraag daarom wat een eventuele optie betekent: wordt de datum tijdelijk vrijgehouden, tot wanneer geldt dat en welke handeling is nodig om de boeking te bevestigen? Ga niet uit van een standaardtermijn die voor iedere artiest geldt.
Een optie op een DJ: wanneer staat je datum echt vast?
Bewaar de schriftelijke afspraken samen met het voorstel. Controleer daarbij de naam van de geboekte artiest, datum, locatie, tijden en gekozen invulling. Als je nog wacht op de locatie, vertel dat meteen. Dan kan worden besproken wat op dat moment mogelijk is; een datumcheck op zichzelf is geen toezegging dat de avond onbeperkt wordt vastgehouden.
Laat bij het afronden één persoon namens jullie reageren. Twee organisatoren die verschillende tijden doorgeven kunnen onbedoeld verwarring veroorzaken. Ontvang je nog geen duidelijke bevestiging, vraag dan expliciet naar de status voordat je de artiest als vast onderdeel van het programma aankondigt.
Een eenvoudige controle voor je bevestigt
Stel dat je op dinsdag hoort dat de datum beschikbaar is en op donderdag pas antwoord krijgt van de zaal. Stuur daarna niet alleen ‘het gaat door’, maar vermeld de datum, locatie en het voorstel waarop je reageert. Vraag of de beschikbaarheid nog klopt en welke bevestiging nodig is. Zo is duidelijk waar beide partijen ja tegen zeggen.
Wanneer er een optietermijn is afgesproken, zet die in je agenda en reageer voordat die afloopt. Heb je meer tijd nodig, vraag dan of verlengen mogelijk is. Stilte is geen verlenging. Deel pas een definitief programma met de gasten zodra de belangrijke boekingen bevestigd zijn.
- Is dit een beschikbaarheidsmelding, optie of boekingsbevestiging?
- Welke reactie wordt van mij verwacht en wanneer?
- Zijn de afgesproken datum, locatie en tijden correct?
- Hebben alle organisatoren dezelfde bevestiging?
Je feestdatum verandert: wat bespreek je met de DJ?
Neem bij een mogelijke datumwijziging contact op voordat je een nieuwe locatie definitief boekt. Geef de bestaande boekingsgegevens en één of meer gewenste alternatieve data door. De artiest kan op een andere dag al een optreden hebben. Een verplaatsing is daarom pas rond nadat beschikbaarheid en gewijzigde afspraken zijn bevestigd.
Controleer niet alleen de datum, maar ook locatie, reistijd, gasten, speelduur en gekozen pakket. Een vrijdagavond in een kleine zaal kan een andere opdracht worden dan een zaterdagfeest op een andere locatie. Eventuele financiële gevolgen hangen af van het voorstel en de afspraken die voor jouw boeking gelden; veronderstel niet dat een verplaatsing automatisch kosteloos is.
Bewaar de nieuwe bevestiging bij het draaiboek en vervang de oude versie bij alle betrokken leveranciers. Spreek af wie die wijziging verspreidt. Daarmee voorkom je dat de locatie de nieuwe datum heeft terwijl een leverancier nog vanuit de eerdere planning werkt.
Een DJ boeken namens iemand anders
Als je namens je ouders, partner, collega’s of een bestuur boekt, kunnen opdrachtgever en feestvierder verschillende personen zijn. Spreek af wie budget en praktische zaken regelt en wie de muzikale voorkeuren bepaalt. Zo voorkom je dat de DJ tegenstrijdige wensen krijgt vlak voordat het optreden begint.
Bij een verrassing kun je de feestvierder niet alles vragen. Verzamel dan een kleine selectie favoriete artiesten of nummers en leg uit waar die informatie vandaan komt. Geef ook aan wat echt geheim moet blijven, welke aankondiging wel mag en wie ter plekke het startsignaal geeft. Een verrassing werkt alleen als locatie en organisatie de voorbereiding ondersteunen.
Maak één overzicht met contactpersoon, datum, tijden, locatie en muziekkeuzes. Laat de persoon die de boeking bevestigt ook de wijzigingen verzamelen. Andere gasten mogen ideeën aanleveren, maar veranderen niet zelfstandig het afgesproken programma.
Hoor ook de live zang van Chris Riven
Deze video laat de live zang van Chris Riven horen. Het is een voorbeeld van de act; repertoire, techniek en programma worden voor jouw gelegenheid vooraf besproken.
Verder met jouw voorbereiding
Bespreek jouw datum en programma
Geef datum, locatie, aantal gasten en de gewenste muziekonderdelen door. Chris Riven beoordeelt vervolgens welke invulling mogelijk is. Bijzondere verzoeken zijn pas onderdeel van de boeking nadat ze zijn bevestigd.
